Płatność przed wykonaniem usługi – zaliczka czy zapłata?

Właściwe określenie momentu powstania obowiązku podatkowego jest szczególnie ważne dla podatników – chroni ich nie tylko przed sporządzaniem korekt, ale również płaceniem odsetek od zaległości podatkowych. Często zdarza się, że podatnik otrzyma wcześniejszą zapłatę – częściową lub na 100% wartości zamówienia. Nie zawsze tego typu przelew może zostać potraktowany jako przedpłata.

Obowiązek podatkowy w VAT – zasada ogólna

Od 2014 roku ustawodawca zmienił przepisy pozwalające na wyznaczenie momentu obowiązku podatkowego. Obowiązek podatkowy, zgodnie z art. 19a ustawy o podatku od towarów i usług, powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi.  

W odniesieniu do przyjmowanych częściowo usług, usługę uznaje się za wykonaną w przypadku wykonania części usługi, dla której to części określono zapłatę.

Jeżeli w związku ze świadczeniem usługi określone zostały następujące po sobie terminy płatności lub rozliczeń, usługę uznaje się za wykonaną z upływem każdego okresu, do którego odnoszą się te płatności lub rozliczenia (do momentu zakończenia świadczenia tej usługi). Usługę, która jest świadczona w sposób ciągły przez okres dłuższy niż rok, dla której nie upływają w danym roku terminy płatności lub rozliczeń, uznaje się za wykonaną z upływem każdego roku podatkowego, do momentu zakończenia świadczenia tej usługi.

Od zasady ogólnej wyznaczania momentu powstania obowiązku podatkowego istnieją również wyjątki, omówione w ustawie o VAT.

Moment powstania przychodu

Za datę powstania obowiązku podatkowego w PIT uznaje się dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego albo wykonania usługi (lub częściowego wykonania usługi), ale nie później niż dzień:

  • wystawienia faktury lub
  • uregulowania należności.

Kwota otrzymana częściowo przed wykonaniem usługi – zaliczka

Jeżeli podatnik rozpozna, że częściowa zapłata jaką otrzymał ma charakter zaliczki bądź np. zadatku, to powstaje obowiązek podatkowy na gruncie ustawy o VAT. Sprzedawca ma wówczas obowiązek do wystawienia faktury zaliczkowej (do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano zaliczkę). Warto w tym miejscu podkreślić, że obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania części zapłaty w odniesieniu do otrzymanej kwoty.

W momencie, kiedy kontrahent dokona kolejnej częściowej zapłaty sprzedawca zobowiązany jest do wystawienia kolejnej faktury zaliczkowej. Dopiero w momencie wykonania usługi powstanie przychód ze sprzedaży, w rejestrze VAT z kolei wykazuje się pozostałą część podatku należnego, którego nie objęły faktury zaliczkowe.

Jeśli podatnik otrzyma natomiast całość zapłaty przed wykonaniem usługi musi zdecydować: czy jest to zapłata za wykonanie, w niezbyt odległym terminie, danej usługi czy jest to zaliczka wpłacona na poczet przyszłych świadczeń.

Płatność dokonana przed wykonaniem usługi – zapłata

Jeżeli otrzymana zapłata – na 100% wartości zamówienia – jest zapłatą za określoną sprzedaż i nie ma formy zaliczki, to obowiązek podatkowy powstaje zarówno na gruncie ustawy o VAT, jak i o PIT. Sprzedawca wystawia w takim przypadku “zwykłą fakturę”, która trafia do rejestrów VAT i KPiR. Takie sytuacje mają miejsce często w przypadku sprzedaży wysyłkowej.

Płatność przed wykonaniem usługi – zaliczka

Zdarza się jednak, że zapłata za zobowiązania ma formę zaliczki. Wówczas należy wystawić fakturę zaliczkową, nie wystawia się faktury zaliczkowej końcowej. Dokonuje się jedynie odpowiedniego wpisu do KPiR w momencie wykonania usługi.

Podczas podejmowania decyzji o kwalifikacji danej płatności należy zachować szczególną ostrożność. Jest to bardzo ważny punkt z uwagi na fakt, że w momencie, kiedy podatnik błędnie uzna daną płatność za zaliczkę – a nie zapłatę, może to skutkować sporządzeniem korekt i zapłatą odsetek.