Upoważnienie – czym jest i kiedy się je wystawia?

Upoważnienie i pełnomocnictwo to dokumenty wystawiane w sytuacji, gdy osoba, która jest zobowiązana do dokonania jakiejś czynności, deleguje osobę trzecią do wykonania pewnych czynności lub kiedy ma ona występować w imieniu mocodawcy w urzędach.

Odpowiedzialność materialna
Odpowiedzialność materialna

Upoważnienie a pełnomocnictwo   

Istotą upoważnienia jest zezwolenie osobie trzeciej na wykonywanie konkretnych czynności. Nie należy jednak zapominać, że aby było skuteczne, musi zawierać pewne konieczne elementy.

Przede wszystkim upoważnienie powinno wyrażać wolę mocodawcy, by konkretna, oznaczona w dokumencie osoba dokonała wskazanej w nim czynności – to samo odnosi się do pełnomocnictwa. Podstawową różnicą między tymi dwoma dokumentami są możliwości, jakie każdy z nich zapewnia osobie reprezentującej:

  • w przypadku upoważnienia zakres obowiązków osoby reprezentującej jest ściśle określony i reprezentujący może działać jedynie w tym zakresie,
  • pełnomocnictwo zakłada, że pełnomocnik może składać oświadczenia woli i podejmować decyzje.  

Co powinno zawierać pełnomocnictwo?

Upoważnienie, by było skuteczne, musi spełnić określone warunki formalne. Powinno zawierać:  

  • oznaczenie miejscowości i daty zawarcia (prawy górny róg),
  • adres do korespondencji mocodawcy (poniżej daty),
  • tytuł pisma (musi wyraźnie wskazywać, że dokument jest upoważnieniem),
  • dane upoważniającego – imię, nazwisko, jeśli jest to firma, również nazwę i dane firmy, PESEL osoby upoważniającej lub numer dowodu osobistego,
  • dane osoby upoważnionej – imię, nazwisko, PESEL, numer dowodu osobistego lub innego dokumentu, którym się legitymuje (upoważniony powinien mieć przy sobie dokument wskazany w upoważnieniu, by móc potwierdzić swoją tożsamość),  
  • treść oświadczenia woli upoważniającego (czyli oświadczenie, że upoważniony dokonuje konkretnej czynności zgodnie z jego wolą i wiedzą),
  • wskazanie celu upoważnienia,
  • czytelny podpis mocodawcy,
  • w przypadku gdy upoważnienie wystawia firma, powinno być ono także potwierdzone pieczątką.   

Rodzaje upoważnień

Szczególnie ważne jest także wskazanie rodzaju upoważnienia, czyli określenie, czy upoważniony będzie miał prawo dokonać danej czynności raz, czy kilka razy – to kryterium pozwala nam podzielić upoważnienia na stałe i jednorazowe. Mocodawca powinien również wskazać, do wykonania których czynności umocowuje osobę upoważnioną – jeżeli pominie ten warunek, upoważniony może znacznie przekroczyć zakres uprawnień lub nie będzie mógł podjąć wymaganych działań.  

Upoważnienie może zostać udzielone każdej osobie, którą mocodawca uzna za odpowiednią – może to być członek rodziny, pracownik lub po prostu osoba, którą mocodawca darzy zaufaniem. Powinien mieć on jednak na względzie, że osoba upoważniona działa na rachunek i w imieniu upoważniającego, więc to on będzie ponosił odpowiedzialność za podejmowane czynności tak, jakby działał osobiście.

Zobacz też:

>> Odprawa dla pracownika

Treść upoważnienia – przykład

Upoważnienie może być skonstruowane na przykład w ten sposób:

7.06.2016 r.

Kazimierz Krawiecki

ul. Biała 61/1627

54-129 Wrocław  

tel. 111 222 333

Upoważnienie
Ja, niżej podpisany Kazimierz Krawiecki, posługujący się dowodem tożsamości o numerze AMA 1111111, wydanym przez prezydenta Wrocławia, upoważniam Olafa Kowalskiego, posługującego się dowodem tożsamości o numerze PIK 1111111, wydanym przez prezydenta Wrocławia, do złożenia brakującego podpisu na deklaracji podatkowej za rok 2013.

                                                                                                                       ……………….

                                                                                                                           podpis