Obowiązek ewidencji sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej dotyka coraz większą grupę przedsiębiorców. Dzieje się tak na skutek ciągłego poszerzania ilości transakcji, które muszą być obowiązkowo rejestrowane za pomocą kas, jak również z ograniczania zwolnień z ich stosowania. Sprawdźmy kiedy kasa fiskalna jest niezbędna a kiedy można skorzystać ze zwolnienia z jej posiadania.

Kogo obowiązuje kasa fiskalna?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, ewidencja sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej powinna być prowadzona przez każdego podatnika dokonującego sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. 

Istnieje jednak kilka przypadków kiedy podatnik może być zwolniony ze stosowania kasy rejestrującej. Taka sytuacja ma miejsce gdy:

  • przedsiębiorca dokonuje dostawy towarów i świadczenia usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej zwolnionych z ich ewidencjonowania na kasie fiskalnej,

  • obrót na rzecz osób prywatnych i rolników ryczałtowych nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym 20 tys. zł,

  • dostawca towaru (przy sprzedaży internetowej) otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo - kredytowej, a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika jakiej czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana. 

Przedsiębiorcy, którzy nie mogą skorzystać ze zwolnienia z posiadania kasy fiskalnej, aby prawidłowo prowadzić swoją działalność, są zobowiązani do zainstalowania jej jeszcze przed pierwszą transakcją. Natomiast przedsiębiorcy, korzystający ze zwolnienia z powodu nie przekroczenia limitu obrotu, zobowiązani są do zakupu kasy w terminie do dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym doszło do przekroczenia tego limitu. 

Przykład

Jeżeli podatnik był dotychczas zwolniony z obowiązku posiadania kasy fiskalnej ze względu na limit obrotu, a w marcu 2019 roku przekroczył kwotę 20000 zł obrotu, to zgodnie z obowiązującymi przepisami musi zakupić i zainstalować kasę rejestrującą od czerwca. 

Czym jest ewidencja sprzedaży bezrachunkowej?

Podczas zwolnienia przedsiębiorcy z posiadania kasy fiskalnej, ewidencja sprzedaży jest prowadzona na podstawie dziennej ewidencji sprzedaży bezrachunkowej lub wystawionej faktury. Ważne!
W przypadku kiedy przedsiębiorca zdecyduje się zawsze wystawiać fakturę po dokonanej sprzedaży, wówczas nie musi prowadzić dziennej ewidencji sprzedaży bezrachunkowej. Faktura jest wówczas dokumentem potwierdzającym sprzedaż.
W przypadku kiedy podatnik zdecyduje się na korzystanie z dziennej ewidencji sprzedaży bezrachunkowej, jest zobowiązany do prowadzenia osobnego zeszytu, w którym będzie zawarty numer kolejnego wpisu, data uzyskania przychodu, kwota (z wyróżnieniem stawek VAT) i podsumowanie wartości przychodu z danego dnia. Ważne!
W przypadku sprzedaży na rzecz osoby fizycznej która prowadzi działalność gospodarczą należy wystawić fakturę VAT chyba, że zakup jest wydatkiem prywatnym przedsiębiorcy. W takiej sytuacji na paragonie nie ma konieczności zamieszczania numeru NIP nabywcy.
Podsumowując, przedsiębiorca, który nie jest zwolniony z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej musi wbijać na kasie każdą sprzedaż dokonaną na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Od 1 stycznia 2020 roku dodatkowo w przypadku wystawiania paragonów na rzecz firm podatnik może wystawić fakturę do paragonu pod warunkiem, że na wydruku paragonu znajduje się NIP nabywcy. W przeciwnym wypadku wystawienie takiej faktury do paragonu skutkować będzie 100% sankcją VAT.