środek trwały

Prowadzenie działalności gospodarczej w mieszkaniu

Prowadzenie działalności gospodarczej w mieszkaniu stało się popularne wśród przedsiębiorców. Wymaga to jednak oddzielenia prywatnych wydatków od tych, które są związane z prowadzoną działalnością. Dlatego zanim zgłosimy działalność do CEIDG, istotną kwestią jest przygotowanie oświadczenia, w którym przyszły przedsiębiorca wykaże jaką część mieszkania przeznaczy na potrzeby działalności. Jak przebrnąć przez formalności związane z założeniem firmy? Pomocny powinien okazać się ten artykuł.

Prowadzenie działalności gospodarczej w mieszkaniu – obowiązek zgłoszenia do CEIDG

Podstawą do założenia działalności gospodarczej jest wypełnienie i złożenie wniosku CEIDG-1. Również w przypadku prowadzenia firmy w mieszkaniu osoba nie jest zwolniona z obowiązku zgłoszenia tego faktu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Jednak przed złożeniem wniosku CEIDG-1, przyszły przedsiębiorca musi sprawdzić, czy możliwe jest jej prowadzenie w danym budynku i dostarczyć do starostwa dokument, w którym opisze w jaki sposób dotychczas użytkowany jest lokal i jakie nastąpią zmiany podczas prowadzenia firmy.

Warto dodać, że nie ma obowiązku informowania wspólnoty mieszkaniowej o rozpoczęciu działalności, aczkolwiek są oczywiście odstępstwa od tej reguły. Zgoda wspólnoty będzie wymagana przy działalności, która miałaby wpływać na wykorzystanie części wspólnej, np. ogrodu, jak również takiej, w której sprzedawany byłby alkohol oraz w przypadku prowadzenia np. salonu fryzjerskiego.

Podatek dochodowy a prowadzenie działalności gospodarczej w mieszkaniu

Decydując się na prowadzenie działalności gospodarczej w mieszkaniu, musimy zgłosić ten fakt w gminie, w celu ustalenia czy konieczne będzie przekształcenie mieszkania w lokal użytkowy. Z przekształceniem wiąże się w niektórych przypadkach zmiana stawki podatku od nieruchomości. Stawka podatku zależy od decyzji gminy i ustalanych przez nią wielkości, na podstawie maksymalnych stawek podatku od nieruchomości ogłaszanych przez Ministra Finansów. Nie zawsze jesteśmy zmuszeni do płacenia wyższego podatku. Jest to zależne od powierzchni wyznaczonej na prowadzenie działalności. W przypadku gdy przeznaczymy całą powierzchnię mieszkania lub wydzielimy jedno konkretne pomieszczenie, które w całości będzie służyło do prowadzenia firmy nastąpi co do zasady zmiana lokalu na użytkowy. Natomiast w sytuacji gdy pomieszczenie, w którym prowadzimy działalność, jest również użytkowane w celach prywatnych, zwykle nie ma podstaw do zmiany opodatkowania stawką podatku od nieruchomości.

Przykład 1.

Pan Grzegorz prowadzi działalność księgową w prywatnym mieszkaniu. Na potrzeby działalności wydzielił część pokoju, w którym wstawił biurko, komputer, krzesło oraz regał z książkami. Dodatkowo pomieszczenie służy również jako pokój wypoczynkowy, w którym Pan Grzegorz spędza czas wolny. W zaistniałej sytuacji nie było potrzeby przekształcania budynku mieszkalnego w lokal użytkowy i zmiany podstawy opodatkowania na wyższą.

Koszty związane z prowadzeniem działalności we własnym mieszkaniu

Prowadzenie działalności gospodarczej w mieszkaniu daje możliwość zakwalifikowania wydatków, które związane są z działalnością, do kosztów uzyskania przychodu. Aby zrobić to poprawnie powinniśmy niekiedy skorzystać ze współczynników, które są obliczane na podstawie procentowego udziału powierzchni przeznaczonej na potrzeby działalności do całego metrażu lokalu. Zdarza się, że nie mamy możliwości zastosowania tego współczynnika. W takiej sytuacji możemy wspomóc się odczytami z liczników i billingów, jednak tutaj powinniśmy być ostrożni, ponieważ organy podatkowe mają prawo do zakwestionowania zasadności ich poniesienia przez działalność.

Opłaty za czynsz

W przypadku opłat za czynsz, dobrze sprawdzi się współczynnik, o którym wspomniano wcześniej. Należy ustalić stosunek powierzchni przeznaczonej w celu prowadzenia działalności względem powierzchni mieszkania ogółem. Wynik przedstawić w procentach. Aby obliczyć wartość kosztu uzyskania przychodu należy jeszcze wartość czynszu z faktury pomnożyć przez wcześniej ustalony współczynnik.

Przykład 2.

Pan Grzegorz ma mieszkanie o powierzchni 75 m2. Na cele działalności przeznaczył 15 m2. Opłaca miesięczny czynsz w wysokości 500 zł. Procentowy udział części pokoju, który wykorzystuje do pracy to (15m2/75m2)*100%= 20%. Z tego wynika, że przedsiębiorca do kosztów uzyskania przychodu może zaliczyć 500zł*20%= 100zł.

Media

Wydatki poniesione na media (czyli energia elektryczna, woda, wywóz nieczystości, ścieki), podobnie jak czynsz, mogą być rozliczane przy zarządzaniu firmą. W takiej sytuacji dobrym rozwiązaniem nie okaże się współczynnik, ponieważ koszty, które generuje np. drukarka czy komputer są zdecydowanie mniejsze niż np. nieustannie pracująca lodówka. Tutaj wartości wyliczone na podstawie współczynnika nie byłyby zgodne ze stanem faktycznym. W takiej sytuacji można założyć osobne liczniki, które wykażą rzeczywisty obraz wykorzystania mediów. Innym, równie dobrym sposobem może być sporządzenie notatki wyjaśniającej logiczny sposób rozliczania kosztów. Trzeba pamiętać by notatka była sporządzona rzetelnie – tak, aby organ podatkowy nie miał żadnych wątpliwości, co do wykorzystania mediów w celach prowadzenia działalności gospodarczej w mieszkaniu.

Telefon i internet

W kwestii telefonu i internetu najlepszym i najbezpieczniejszym rozwiązaniem byłoby podpisanie osobnej umowy na prowadzoną działalność, co skutkowałoby możliwością zaliczenia całej kwoty za telefon i internet do kosztów uzyskania przychodu. Istnieje jeszcze wariant rozliczania wydatków związanych z telefonem poprzez uzyskanie od operatora sieci billingów i dokładne zaznaczenie połączeń, które były wykonane w związku z prowadzeniem działalności.

Ewidencja wydatków w Księdze Przychodów i Rozchodów

Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie prowadzenia KPiR, do udokumentowania wydatków związanych z opłatami za czynsz w części przypadającej na działalność gospodarczą służy dokument dowód wewnętrzny, tworzony na podstawie dokumentu uwzględniającego całość opłat. W sytuacji, gdy przedsiębiorca posiada odrębne umowy za telefon bądź internet, księgowania dokonuje na podstawie faktur otrzymanych od dostawcy. Ewidencja kosztów związanych z prowadzeniem firmy we własnym mieszkaniu na podstawie księgi przychodów i rozchodów zostanie ujęta w kolumnie 13 – pozostałe wydatki.